Mali işler kontrol sürecinde organizasyonların aşağıdaki ortak kontrolleri değerlendirmelerine almalarının faydası olacağı kanaatindeyim. Bu yazımda kısaca iç kontrol tanım ve hedefini belirttikten sonra, bir güvence sağlayacak iç kontrol ortamının oluşturulmasında güncel kurumları belirtip dikkat çekmek istediğim hususları bilgilerinize sunuyorum.

İç kontrol, organizasyonun amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere yönetim tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünüdür.

İç kontrol, bir kurumun, yönetim kurulu, üstdüzey yönetimi ve tüm çalışanları tarafından gerçekleştirilen ve işlemlerin etkinliği ve verimliliği, mali raporlama sisteminin güvenilirliği, ve mevzuata uyum konularında hedeflerin başarılması açısından makul bir güvence sağlamak üzere tasarlanmış bir yönetim sürecidir.

Dış etkenlerin, tüm paydaşların ve teknolojinin baskısı sonucu ortaya çıkabilecek menfi durumların önlenmesi adına iç kontrol zorunlulukları, denetim de iç kontrolün saptanması ve sağlamlaştırılması, mali verilerin güvenilirliği ve bilgi işlem altyapısının güvence altına alınması için kontrol çerçevesi oluşturulmalıdır.


SOX		PCAOB		COSO		COBIT

Sarbanes-Oxley		Halka Açık		Treadway		Teknolojik Sistemler
		Şirketlerin		Komisyonunu		Denetimi
		Muhasebe		Destekleyen		Kontrol
		Gözetim Kurulu		Kuruluşlar Komitesi		Standartları


Bölüm		Muhasebe Standardı #2		İç Kontrol		Bilgi İşlem
404				Ortamı		Kontrol Çerçevesi

				· Risk Değerlendirmesi		4 Ana Hedef İçin
				· Kontrol Faaliyetleri		34 Detaylı Kontrol Hedefleri
				· Bilgi ve İletişim
				· Gözetim		· Planlama & Bİ Organizasyonu
						· Elde Etmek & Uygulamak
						· Teslim Etmek & Desteklemek
	>		>		>	· İzlemek & Değerlendirmek


İç Kontrol		Denetim Standartlarının		Mali Raporlar İçin		Bİ Çerçevesinin
Zorunluluklarının		İç Kontrol		İç Kontrol		Kontrol ve
Oluşturulması		Açısından		Çerçevesinin		Güvenlik İçin
		Oluşturulması		Oluşturulması		Oluşturulması

Mali İşler Kontrol Faaliyetleri ;

Mali işler kontrol sürecinde organizasyonların aşağıdaki ortak kontrolleri değerlendirmelerine almalarının faydası olacağı kanaatindeyim;

Temel olarak kontrol hedeflerini aşağıdaki ana başlıklarda toplayabiliriz;

· Organizasyonun mali ihtiyaçlarının ve varlıklarının korunması konusunda güvence vermek.

· Tüm muhasebe ve finans çalışanlarının sorumluluklarının tereddüte imkan vermeyecek şekilde tanımlandığından emin olmak.

· Tüm muhasebe ve finans işlemlerine ait işlemlerin ve yetkilerin belgelere ve kayıtlara dayandırıldığından ve düzenli olarak gözden geçirildiğinden emin olmak.

· Görevlerin ayrılığının varlığından ve yeterli düzeyde sağlandığından emin olmak.

Bu temel kontrol noktaları birbirinden bağımsız olarak düşünülemez. Tüm temel kontrol hedefleri pazara, ülkeye, kültüre göre farklılıklar gösterip özel amaçlar doğrultusunda güvence sağlanması için geliştirilebilir.

Organizasyonun mali ihtiyaçlarının ve varlıklarının korunması konusunda güvence vermek.

° İşletmenin verimlilik ve uygunluğu açısından mali işler organizasyonu zaman içinde düzenli olarak gözden geçirilmelidir.

° Mali işler personelinin görev ve sorumlulukalrının etkin ve verimli bir şekilde devam edebilmesi için hem çalışan hemde yeni katılan personele ihtiyacı karşılayacak bir şekilde eğitim verilmelidir.

° Yöneticiler insan kaynağının, muhasebe kayıt ve kontrollerinin bütünlük ve doğruluğundan ve organizasyonun varlıkların korunması açısından, yeterli olduğuna emin olmalıdır. Bu tatil, hastalık, emeklilik, işten ayrılma, olağanüstü durumları v.b. de dahil edecek şekilde olmalıdır.

Tüm muhasebe ve finans çalışanlarının sorumluluklarının tereddüte imkan vermeyecek şekilde tanımlandığından emin olmak.

° Organizasyonun yapı ve operasyonel şemasının, hiyerarşik görev, sorumluluk, yetkilerinin tüm Yönetim Kurulu Üyeleri, CEO, Genel Müdür, üst düzey yöneticiler için belirlenmiş olması gerekmektedir.

° CEO/Genel Müdür’e raporlayan her organizasyon yada bölümler organizasyon şemasını ve yapıyı hazırlamalıdır. Görevlerin, sorumlulukların ve yetki seviyelerinin tüm yönetim pozisyonundaki personel için yapılmasından yöneticileri sorumludur.

° Tüm yönetim kadrosunun; yetki, denetim, gözlemleme ve şirket varlıklarının kayıt altına alınması ile ilgili saptanmış sorumluluklarını ve görevlerini yazılı beyana dönüştürmüş olmalıdır.

° Tüm organizasyonun plan ve beyanları, imzalanmış iş tanımları; sorumluluk ve görevler gerektikçe muhafaza edilerek devam ettirilmeli ve yılda bir gözden geçirilmelidir.

° Organizasyon içindeki her varlığın kontrolünden sorumlu kişisi belirlenerek, bu güvenilir kişinin sorumlulukları, varlığa sahip olması ve işlem veya kayıtların doğruluğundan emin olması kayıt altına alınarak tespit edilmelidir.

° Yöneticilerce, sorumluluk ve yetki limitleri belirlenmiş kadroların etkin bir sistem ile izlenmesi ve kontrol edilmesi gerekmektedir.

Tüm muhasebe ve finans işlemlerine ait işlemlerin ve yetkilerin belgelere ve kayıtlara dayandırıldığından ve düzenli olarak gözden geçirildiğinden emin olmak.

Organizasyonların CEO’ları, iş yada şirkete ait fonksiyonlar yetki listelerinin yapıldığından, doğru bir şekilde onaylandığından ve tam olarak dağıtıldığından emin olmalıdır. Bu listede her türlü işlemin uygun bir şekilde kapsandığından emin olunmalıdır;

° Sipariş,

° Talep Formu,

° Masraf Formu,

° Çek Talebi,

° Çek Ödemeleri,

° Ödemeler,

° Satın Alma,

° Fazla Mesai,

° Maaş Artışı,

° Borçlanma gibi kalemler aşağıda detaylandırıldığı gibi olabilir.

° Avans - Avans Ödemeleri

° Avans - Seyahat Avansı

° Avans - Yatırım Avans Ödemeleri

° Çek Ödemeleri

° Dahili Mal Alımı Ödemeleri

° Gümrük Vergi Ödemeleri

° Harici Mal Alım Ödemeleri

° Noter Ödemeleri

° İnsan Kaynakları

° Ücret/Maaş/Avans Ödemeleri

° Fazla Mesai

° İkramiye/Prim

° İnsan Kaynakları - Hizmet

° İnsan Kaynakları - Normal

° Personel Eğitim

° Sair Sosyal Haklar

° Sendika Ödemeleri

° Sosyal Sigorta Ödemeleri

° Tazminatlar

° Uzun Vadeli Personel Borcu

° Personel Alınması / Çıkartılması

° Vergi

° Belediye Vergileri

° Damga Vergisi

° Geçici Vergi

° Kurumlar Vergisi

° Muhtasar Beyanname

° S.S.K.

° Taşıt Vergileri

° Vergi Cezaları

° Muhasebe

° Amortisman

° Muhasebe Kayıtlarına Giriş

° Muhasebe Kayıtlarında Düzeltme

° Muhasebe Kayıtlarında İptal

° Yeni Diğer Hesapların Açımı/Kapanışı

° Yeni Müşteri Hesap Açımı/Kapanışı

° Yeni Satıcı Hesap Açımı/Kapanışı

° Hukuk

° Vekaletname

° Sözleşme İnceleme

° Sözleşme Mali Sorumluluk

° Abonman Gideri

° Araba Tamir/Bakım

° Araba Yakıt

° Bağış/Teberru/Yardım

° Bilgi İşlem

° Danışmanlık/Müşavirlik

° Enerji/Su

° Fabrika İşletme Malzemeleri

° Fabrika Tamir/Bakım

° Hammadde Alımı

° İdari İşler

° Kalite Yönetimi & SertifikMOYon

° Kırtasiye/Neşriyat/Ofis Malz.

° Kiralar

° Muhaberat/İletişim

° Reklam ve Promosyon & Fuar

° Risk Sigortası

° Seyahat Onayı

° Seyahat ve Temsil Gid.

° Yatırım ve Demirbaş - Hizmet

° Yatırım ve Demirbaş - Normal

° Yatırım ve Demirbaş - Sabit Kıymet

° Eğitim/Seminer/Konferans

° Satış

° Fiyat

° İndirim

° İskonto

° Nakliye

° Finans

° Banka Kredileri

° Akreditifler

° Banka Faizleri

° Banka Hesabı Açılması

° Dekont Talebi

° EFT/Havale

° Ekstre Talebi

° Finansal Kiralama

° Internet Şifre Talebi

° Teminat Mektubu

° Fatura Koordinasyonu

° Müşteri Faturası

° İade Faturası

° Kur Farkı Faturası

Onaylı imza sirküleri yetkileri ve paraf & onay örnekleri “ÖDEME, GİDER ve SİSTEM SATIN ALMA ONAY ve MALİ YETKİ FORMU”’na alınır.

Yetki formu oluşturulurken dikkat edilmesi gereken noktalar;

° Ödemelerin iç yönetmeliğe ve bütçeye uygun olmasına,

° Yönetim Kurulu Başkanı ve/veya CEO tarafından aşımlar ve istisnaların önceden onaylanmış olmasına,

° Gider onay ve ödeme yetkileri minimum ve maksimum meblağının belirlenmesine,

° İmza Sirküleri [ Temsil ve İlzam Yetki ve Gruplamaları ] ayrı bir listede gösterilmesine,

° Yetkilerin organizasyon şemasındaki idari yapılanmaya uygun olmasına,

° Masraf onay yetkisinin kendi hariç sorumlu olduğu personeli kapsamasına,

° İşlemlere ait yetki limit ve seviyesinin açıkça belirlenmesine,

° Kontrol ve teyit işlemlerinin nasıl yapılacağının belirlenmesine,

° Açıklayıcı, ispat edici ve sebeplerinin izlenebilmesinin sağlanması gerekmektedir.

Onaylı imza sirküleri ve yetkileri altı aydan uzun olmayan bir süreç içinde gözden geçirilmeli ve gerekli ise revize edilmelidir. Gerekli personel yetki listesinde olan tüm değişiklikler (görev ve yetki değişimleri, yeni işe alınanalar, ayrılanlar gibi... ) için anında bilgilendirilmelidir.

Yönetim kademesindeki tüm personelin mali yetkileri, yetkilerin hangi aşamalarda kullanılacağı, hangi limitlerde olacağı ve hangi zamanlarda bu yetkilerini devredeceği detaylıca belirtilmelidir.

Yöneticiler tarafından sorumluluk ve yetki devirlerinin verimli bir şekilde izlenip ve kontrol edileceği bir sistem kurulmalıdır.

Görevlerin ayrılığının varlığından ve yeterli düzeyde sağlandığından emin olmak

° Görev ayrılığı ilkesine uygun olarak aşağıdaki temel seviyeler koordine edilmelidir;

o Yetkili kılınan işlemler,

o Varlıkların gözetilip, korunup, muhafazası,

o Varlıkların muhasebe kayıtlarının yapılması.

Varlıklar’dan kasıt; sabit kıymetler, alacaklar, çek, senet gibi ödeme evrakları, nakit ve tahsil edilebilir hazır değerler, stok ve diğer paraya çevrilebilir aktiflerdir.

Görev ayrılığının mümkün olmadığı durumlar söz konusu ise; Yönetim doğru, yerinde ve tam kontrol ve gözetim ile kötüye kullanımın önlendiğinden emin olmalıdır.

Kontrolün maliyeti ile ortaya çıkacak zararın riski arasında yeterli derecede değerlendirme yapılmalıdır.

Yöneticiler sorumluluk ve görevler arasında rotasyon yapıldığından emin olmalıdır.

-----------

COSO PİRAMİDİ;

-------------------

COSO KÜBÜ;